Wenn wir miteinander kommunizieren, stehen uns vier Komponenten zur Verfügung, die wir nutzen können:
Dabei macht es einen Unterschied, ob wir miteinander Reden oder uns Schreiben:
Verbal in der mündlichen und schriftlichen Kommunikation:
Darunter verstehen wir die Worte (lexikalische, syntaktische, rhetorisch-stilistische Vertextungsmittel), die wir benutzen. Allerdings verwenden wir im mündlichen Sprachgebrauch oftmals andere Worte, als die, die wir im schriftlichen benutzen würden. Dabei kann es zu Problemen kommen, wenn die „Codierung für Sender und Empfänger“ nicht die Gleiche ist. (Siehe Beispiel „Krapfen“ oder „Berliner“).
Nonverbal in der mündlichen und schriftlichen Kommunikation:
Unter nonverbalen Kommunikationskomponenten im Mündlichen verstehen wir u.a. die Mimik. Diese drücken wir durch unsere Gesichtszüge aus, wenn wir z.B. unsere Stirn in Falten legen um Nachdenklichkeit oder Skepsis zu signalisieren. Ein anderes nonverbales Mittel ist die Gestik. Diese setzen wir ein, wenn wir unseren Körper zusätzlich benutzen, um dem gesprochenen Wort mehr Ausdruck zu verleihen. Wenn wir uns besonders freuen, dann reißen wir beispielsweise oft die Arme hoch. Aber auch die Körperhaltung kann Bände sprechen. Machen wir uns klein, indem wir die Schultern hängen lassen, so signalisieren wir unserem Gegenüber möglicherweise, dass wir uns in der Verliererposition sehen. Ein anderes nonverbales Mittel stellt der „Blickkontakt“ dar. In unserer Kultur sehen wir den Menschen üblicherweise in die Augen, wenn wir miteinander reden. Tun wir das nicht, könnte unser Gegenüber glauben, dass wir lügen. Wobei diese Interpretation kulturgebunden ist, denn in Afrika gilt es im Allgemeinen als respektlos, wenn höhergestellten Personen in die Augen gesehen wird.
Unter nonverbal Kommunikationskomponenten im schriftlichen Bereich werden u.a. Bilder, Zeichnungen, Diagramme, Format, Farbe und/oder Layout verstanden..
Paraverbal in der mündlichen und schriftlichen Kommunikation:
Wenn Menschen mündlichen miteinander reden wird unter paraverbaler Kommunikation u.a. die Lautstärke, den Sprechrhythmus, ein Lachen, einen sprachlichen Akzent oder ein Hüsteln verstanden. Aber auch durch lange Sprechpausen werden Signale gesendet, die im Kontext mit den anderen Kommunikationskomponenten vom Gegenüber interpretiert werden. Es gibt Menschen, deren Stimmen empfinden die einen als angenehm, während sie für andere schwer erträglich sind. Lautes Reden oder auch Dialekte können für Einzelne störend wirken.
Im schriftlichen Bereich verstehen wir unter paraverbalen Kommunikation die äußerliche Form dessen, was geschrieben wird: Texte können in großen oder kleinen Buchstaben verfasst werden, mit großen oder kleinen Abständen. Es können große Zwischenräume nach einem Absatz gewählt werden oder kleine. Durch die Wahl des äußeren Erscheinungsbildes werden Texten paraverbale Charakteristika zugeordnet.
Extraverbal in der mündlichen und schriftlichen Kommunikation:
Die vierte Komponente wird als die „Extraverbale“ bezeichnet: Sie drückt sich in der mündlichen Variante u.a. in Zeit, Ort, Kleidung oder Kontext aus. Das bedeutet z. B. an welchem Ort miteinander gesprochen wird oder ob sich Zeit für den Austausch genommen wird.
Ein Beispiel: Ein Mann möchte seiner Freundin einen Heiratsantrag machen. Das kann er morgens beim Zähneputzen machen. Eine weitaus größere Wirkung erzielt er jedoch, wenn er sich dafür ein romantisches Abendessen aussucht.
Auch taktile (fühlbare), olfaktorische (riechbare) Aspekte spielen als extraverbales Kommunikationsmittel eine Rolle.
Parfums oder After Shaves sind ebenfalls riechbare Kommunikationsaspekte, die Geschmackssache sind: Das alte Sprichwort „Den kann ich nicht riechen?“ hat nach wie vor eine Bedeutung. Nach Schweiß riechende Menschen wirken im Normalfall nicht anziehend, es sei denn, sein Gegenüber hat eine vom Schnupfen verstopfte Nase oder einen gestörten Geruchssinn. Aber auch gut gemeinte Parfums/Eau de Toilettes können absolut kontraproduktiv wirken. Wenn Menschen sich ein Parfum aussuchen, dann gefällt es ihnen persönlich natürlich. Bei der täglichen Anwendung eines solchen gewöhnen sie sich an den Duft und nehmen ihn selbst nicht mehr so genau wahr. Das führt bei einigen Mitmenschen zu einer sogenannten „Überparfumierung“ und macht sie selbst zu „Duftbäumen“., wie sie gelegentlich in Autos zu finden sind. Wenn sie dann als „Duftbaum“ auf Menschen treffen, die diesen Duft als nicht angenehm empfinden oder sogar mit Kopfschmerzen darauf reagieren, dann könnten sie ein Problem haben. Sehr unangenehm für sie kann es auch werden, wenn der andere mit dem Duft eine negative Erinnerung verbindet. Das kann beruflich wie privat großen Einfluss haben.
„Extraverbal“ in
der schriftlichen Variante bedeutet
zum Beispiel die Papierstärke, Faltweise oder der Erscheinungsrhythmus einer
Zeitschrift.
Zusmmenfassend lässt sich sagen, dass die schriftliche Kommunikation nur im Notfall ersetzen sollte, wenn es um emotionale und sensible Themen geht.